Một điều có thể bạn chưa rõ là một sự kiện hoành tráng thôi là chưa đủ cho bất cứ một event hiệu quả nào. Đơn giản, nếu sự kiện ấy không mang lại nhiều cảm xúc cho người xem, nó sẽ như một món ăn đẹp mắt nhưng thiếu mất hương vị đặc trưng.
Người xem sẽ quên ngay, thậm chí sẽ không đánh giá cao đơn vị của bạn khi xem những sự kiện nhạt nhẽo ấy.
Câu hỏi đặt ra, làm thế nào để có một sự kiện giàu cảm xúc và hiệu quả. Câu trả lời chắc chắn nằm ở việc nghiên cứu kỹ đặc thù doanh nghiệp để sáng tạo ý tưởng độc đáo, mang đến dấu ấn đặc sắc và dẫn dụ cảm xúc người xem theo ý mình.
Khi đó, những đồng tiền mà bạn bỏ ra mới là xứng đáng.
NHẬN TƯ VẤN NGAY
Song Hà Media tự hào với đội ngũ đạo diễn, biên kịch, kỹ thuật viên giỏi, chuyên môn cao, giàu nhiệt huyết và được đào tạo bài bản. Mỗi thành viên trong Song Hà Media luôn nỗ lực từng ngày để sáng tạo ra những giá trị tốt nhất, giúp khách hàng tiếp cận thị trường, nâng cao doanh thu và giá trị thương hiệu. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi đã hoàn thành rất nhiều dự án với mức ngân sách lớn và nhận được sự tin tưởng của các doanh nghiệp trên toàn quốc.
Cam kết cung cấp giải pháp tổ triển khai sự kiện tối ưu, giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu dự định.
Chúng tôi luôn đề cam tính sáng tạo trong mỗi dự án, đặc biệt quan tâm đến giá trị nhân văn đằng sau mỗi tin chúng tôi được tiếp cận
Đội ngũ chuyên viên của Song Hà Media luôn mang đến những giải pháp thích hợp nhằm phát triển thương hiệu doanh nghiệp
Các chuyên viên của Song Hà Media luôn sát sao với dự án, cung cấp thông tin kịp thời cho khách hàng và đề xuất những phương án cần thiết trong quá trình triển khai.
Song Hà Media luôn nỗ lực phân bổ ngân sách hợp lý, thực hiện các biện pháp tối ưu chi phí trong quá trình triển khai.
Chi phí là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu khi triển khai các dự án truyền thông, đặc biệt là trong tổ chức sự kiện. Hiểu được điều đó, Chúng tôi đảm bảo từng đồng doanh nghiệp bỏ ra sẽ mang lại giá trị tối đa.
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức để ghi nhận những thông tin sau:
– Chủ đề chính của chương trình
– Mục tiêu tổ chức
– Thông điệp của sự kiện
– Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
– Thời gian tổ chức
– Ngân sách dự kiến
– Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đội ngũ Song Hà Media sẽ cân đối ngân sách để lên ý tưởng tối ưu với nguồn ngân sách được cấp.
Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện
Ở phần này, chúng tôi sẽ cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
– Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
– Xác định thời gian tổ chức
– Xác định chủ đề chương trình
– Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
– Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Chúng tôi sẽ quan tâm đến các vấn đề như:
– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
– Phương thức vận chuyển: ô tô
– Ngân sách sự kiến
– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
Thực hiện kế hoạch
Chúng tôi sẽ chuẩn bị các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…
Dàn dự sự kiện
Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, chúng tôi sẽ dàn dựng sự kiện, phòng tránh sai sót có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Chúng tôi lập bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
Tiến hành thực hiện chương trình
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Dựa trên kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, chúng tôi thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
Kết thúc sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, chúng tôi tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, chúng tôi rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.
